Page 106 - NZDPM 33/2017

Інструкція з організації обліку, зберігання та використання зібрання музею… 105

7. Ведення книг обліку (інвентарних картотек) може здійснюватися в
електронному вигляді за умови дотримання порядку технічного захисту
інформації, що зберігається в електронному вигляді.
8. Усі акти музею завіряються підписом головного зберігача і
скріплюються печаткою музею. Усі підписи на актах мають бути
розшифрованими. Акти, оформлені без дотримання цих вимог, до виконання
не приймаються.
9. На всі місця зберігання на експозиції (шафи, вітрини, біогрупи, діорами
тощо) заповнюються особливі топографічні описи з обов'язковою відміткою в
них усіх переміщень музеалій у певному місці зберігання.
10. Усі топографічні описи музеалій повинні бути підписані музейним
зберігачем, який прийняв на матеріально-відповідальне збереження колекції,
розміщені в цих сховищах чи експозиціях, і мати дату.

4. Реєстрація музеалій у книгах надходжень

1. Усі музеалії, які надійшли до музею, підлягають суворому
документальному обліку.
2. Реєстрація музеалій у відповідній книзі надходжень здійснюється не
пізніше ніж через 15 календарних днів з дня прийняття ФЗК музею рішення,
яке оформлюється у вигляді протоколу, про включення музеалії до зібрання
музею або про прийняття музеалії на тимчасове зберігання.
3. На підставі протоколу ФЗК музею головний зберігач оформляє акти
приймання музеалій на постійне зберігання у відповідні структурні частини
музейного зібрання, на підставі яких ці музеалії фіксуються зберігачами в
книгах надходжень (додатки 2 і 3) і вносяться до інвентарних картотек. Ці акти
є одночасно і актами передавання музеалій на матеріально-відповідальне
зберігання музейним зберігачам.
4. Музейний зберігач веде книги надходжень до відповідного фонду, в
яких фіксується джерело надходження, назва і кількість музеалій, а також
відмітки про їх видачу для лабораторної і наукової обробки та інформацію про
надходження в фонди музею.
5. При реєстрації музеалій у книгах надходжень кожному з них
присвоюється обліковий номер.
6. Якщо музеалії мають малі розміри або є розсипом (геологічні зразки,
зразки ґрунту, дрібні молюски тощо), обліковий номер надається одиниці
зберігання, в якій вони об’єднані.
7. Музеалії, які складаються з декількох зразків, записуються під одним
номером. При цьому кожному зразку, крім основного інвентарного номера,
надається додатковий номер, який проставляється через дріб. Наприклад,
предмет, який складається з трьох зразків, отримує інвентарний номер 231, а
кожен зразок – відповідно – 231/1, 231/2, 231/3 і т.д. В облікових номерах
забороняється використання буквених позначень і подвійних дробів
(наприклад, 100(а-в), 25/12/3).
8. Відомості про пробу і масу музеалій з дорогоцінних металів, кількість і
масу дорогоцінного каміння вносяться до книги надходжень основного фонду,
інвентарної книги та спеціальної інвентарної книги після експертизи,